Por primera vez el Ayuntamiento de Cheste contrata un servicio de asistencia técnica para mejorar su sistema archivístico

La edil de Cultura del Ayuntamiento de Cheste, MªÁngeles Llorente.
La edil de Cultura del Ayuntamiento de Cheste, MªÁngeles Llorente.
La edil de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Cheste, MªÁngeles Llorente.
La edil de Cultura del Ayuntamiento de Cheste, MªÁngeles Llorente.

El Ayuntamiento de Cheste continúa con su objetivo  de creación de un sistema archivístico propio e integrable en su contexto como Administración Pública. “Actualmente existe documentación en cinco lugares dispuestos a modo de depósitos de archivo: el Ayuntamiento, los Juzgados, el almacén municipal, el antiguo retén y el archivo de Contabilidad”, explica la concejala Mª Ángeles Llorente. “Esta situación supone una falta de control sobre nuestros archivos y documentación, además de una ocupación de espacio innecesario. Por ello vamos a iniciar el plan de acción que nos propone el servicio de asistencia técnica y crearemos por primera vez un archivo centralizado y organizado en Cheste”.

Los primeros pasos ya se han dado durante 2017 con la adecuación de un espacio para centralizar este archivo en las dependencias municipales de la calle Lavadero. El plan de acción continúa con la identificación de la organización y sus documentos y la clasificación y el análisis de los mismos, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación parcial o total.

Para ello, el Ayuntamiento ha contratado un servicio de asistencia técnica que ha elaborado una propuesta para realizar en varias fases. “En primer lugar tendremos un informe de la situación inicial y se inventariarán los fondos existentes en los cinco depósitos, para después elaborar un cuadro de clasificación de los mismos, así como el procedimiento de clasificación y ordenación”, explica la concejala. También se estipularán las prácticas en la valoración de documentos y se establecerá el calendario de Conservación y Transferencia de series Documentales y el procedimiento de transferencia y eliminación.

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